La nueva realidad de los viajes es más compleja que nunca. Los recientes incidentes de seguridad, las interrupciones de los viajes y el aumento de los costes ponen de relieve la necesidad de que las organizaciones evalúen sus planes de gestión de riesgos en los viajes. Una parte integral de estos planes es la evaluación de los riesgos basados en el alojamiento que puedan afectar a sus viajeros. Especialmente cuando se espera que los precios de los hoteles aumenten otro 8,3% en 20231, la importancia de seleccionar alojamientos seguros es más pertinente que nunca.
Los gestores de viajes, los responsables de RR.HH. y los profesionales de la seguridad y el riesgo tienen responsabilidades del Deber de Protección que cumplir para garantizar la seguridad y el bienestar de sus viajeros y personas asignadas, pero en un entorno de riesgo complejo, ¿dispone de las medidas adecuadas para garantizar la seguridad de su personal?
Nuestros expertos exponen las medidas importantes que las organizaciones deben tener en cuenta para abordar los riesgos específicos del alojamiento como parte de sus planes de gestión de riesgos en los viajes.
La Nueva Era de las Evaluaciones Hoteleras
Como se indica en la norma ISO 31030, Gestión de riesgos en los viajes - Guía para las organizaciones, la selección del alojamiento forma parte integrante de un proceso de reducción de riesgos. Ya se trate de un hotel, un alojamiento privado, una pensión o un apartamento con servicios, el proceso de investigación y selección debe ser coherente y revisarse periódicamente. Dado que muchas instalaciones cerraron durante la pandemia, la necesidad de llevar a cabo evaluaciones actualizadas de sus alojamientos acreditados es clave.
Las discrepancias entre la evaluación del alojamiento se determinan ampliamente en función del nivel de riesgo de la ubicación, el entorno de amenaza, las medidas de seguridad y los procedimientos. Por ejemplo, en lugares de alto riesgo se recomienda realizar evaluaciones físicas del hotel y sus inmediaciones. El entorno en el que opera el hotel podría estar expuesto a mayores amenazas para la seguridad de un viajero. Las cadenas hoteleras populares (y los hoteles situados en las inmediaciones de edificios de alto perfil, como embajadas, complejos militares, cuarteles de policía, etc.) pueden ser a veces un punto de mira para la delincuencia o los atentados terroristas, por lo que puede recomendarse alojarse en un alojamiento más local con suficientes medidas de seguridad. También pueden aumentar las amenazas para la salud en la zona, lo que debe tenerse en cuenta antes de enviar a un empleado. El panorama de riesgos debe evaluarse periódicamente en colaboración con un experto, pero para los lugares de alto riesgo será necesario acceder in situ anualmente, ya que el riesgo puede cambiar en poco tiempo.
El Valor de la Información Adecuada
Debido a la volatilidad de los viajes, las cancelaciones de vuelos y los incidentes de seguridad, el acceso a información precisa específica del alojamiento, al alcance de su mano, tiene un valor incalculable. Para garantizar la seguridad de sus viajeros y personas asignadas y que los viajes se lleven a cabo sin interrupciones, debe integrar en sus planes de gestión de riesgos de viajes, el acceso a información actualizada y específica del lugar. El acceso a esta información no sólo ayuda a mantener a salvo a su personal, sino que también puede evitar costosas evacuaciones o cancelaciones de viajes.
Por ejemplo, si sus viajeros tienen un billete no reembolsable y una reserva de hotel reservada para un próximo viaje, pero los disturbios sociales, los atentados terroristas o las catástrofes naturales de la zona les crean dudas sobre si pueden viajar o no. Antes de decidir cancelar el viaje, el viajero puede llamar a un proveedor de asistencia para validar la gravedad de la situación en los próximos días y pueden comprobar si el riesgo era bajo y si el alojamiento seleccionado está en un lugar seguro con rutas seguras identificadas en caso de emergencia. Un hotel seguro tendrá al menos una ruta alternativa para acceder al puerto de salida en caso de que sea necesaria una evacuación. La reducción de costes e interrupciones forma parte integra de la capacidad de resiliencia de su organización.
Adaptación a los Perfiles Individuales de los Viajeros
Considerar que un hotel es "seguro" está asociado en gran medida a la calificación de riesgo del lugar, desde el entorno de amenaza, las medidas y procedimientos de seguridad, hasta las inmediaciones en las que se encuentra. Sin embargo, hay otra número de riesgos potenciales que se relacionan con el viajero individual.
Comprender la naturaleza cultural, política y medioambiental del lugar puede influir en la recomendación de que el hotel o alojamiento sea seguro para su personal. Desde la orientación sexual (LGBTQ+ friendly), el género o la religión, y las vulnerabilidades de salud, cada perfil debe ser evaluado. Los hoteles y alojamientos deben evaluarse en función de su capacidad para acomodar a viajeros con necesidades especiales, desde el acceso en silla de ruedas hasta la admisión de animales de servicio. Incluso el nivel de experiencia de viaje o la ansiedad general por viajar deben tenerse en cuenta como parte de sus recomendaciones de alojamiento.
Infundir Confianza a los Viajeros
Como parte de sus planes de gestión de riesgos en los viajes, la educación y la comunicación proactiva con sus viajeros sobre los riesgos específicos del alojamiento es fundamental para proteger su seguridad y su salud. Durante su estancia en el extranjero, deben estar informados de los riesgos específicos del perfil que pueden encontrar en la ciudad, el hotel y los lugares que pueden visitar. Desde la protección de la privacidad de los datos, pasando por el uso de la caja fuerte para asegurar sus bienes personales, hasta alojarse en una habitación cercana a la salida de emergencia o en habitaciones a partir de la planta superior a la recepción o más altas.
Facilitar el acceso para hablar con un experto que proporcione consejos específicos sobre el alojamiento antes del viaje le permitirá formular las preguntas concretas en función de su perfil y nivel de experiencia en viajes.
En caso de que se produzca un incidente sanitario o de seguridad durante el viaje, es fundamental saber con quién pueden ponerse en contacto para obtener ayuda, especialmente en los lugares de mayor riesgo. En entornos de riesgo variable, también es importante tener en cuenta diferentes métodos de comunicación en caso de que las líneas eléctricas o las redes telefónicas se vean comprometidas.
Por último, a medida que evolucionen sus planes de gestión de riesgos en los viajes, informar a sus viajeros y darles la oportunidad de hacer preguntas contribuirá a aumentar su confianza en que su seguridad es lo más importante.
Conclusión
El 84 % de las organizaciones afirman que el apetito de sus empleados por viajar está relacionado con el nivel de apoyo que su empresa ofrece a los viajeros, por lo que es fundamental tener en cuenta su enfoque a la hora de seleccionar alojamientos seguros. Dado que se espera que el número de viajes de negocios aumente en 2023, los viajeros y las personas asignadas necesitan la confianza de saber que pueden completar un viaje de forma segura.
Nuestra dilatada experiencia en la gestión de incidentes hoteleros (por ejemplo, en Bombay, Bamako, Uagadugú y Dhaka) y nuestra capacidad operativa en distintos entornos de riesgo nos sitúan en la mejor posición para ayudarle con sus servicios de alojamiento seguro.
Desde la realización de evaluaciones de seguridad física para hoteles específicos hasta la creación de una red personalizada de hoteles examinados para los lugares en los que opera, podemos proporcionar el nivel de apoyo personalizado para su organización. Para saber cómo podemos ayudarle, póngase en contacto con nuestros expertos.
1- https://www.mycwt.com/global-business-travel-forecast-public/